Software Accurate : Menampilkan Penanda Waktu / Jam di Form Faktur Penjualan/Sales Invoice

Accurate Software Akuntansi

Menampilkan Penanda Waktu / Jam di Form Faktur Penjualan/Sales Invoice

Apa kabar, Pengguna Software Accurate ?
Kembali lagi saya menyajikan Tips and Trick dalam penggunaan Software Accurate .

Kali ini ada seorang pengguna Software Accurate yang menanyakan kepada saya via telp, “Bagaimana cara untuk menampilkan Penanda Waktu atau Jam di Form Faktur Penjualan/Sales Invoice?”
Alasan beliau adalah agar dapat diketahui pada jam berapa, faktur tersebut dibuat.

Bagaimana Tips and Trick -nya?
Oke, inilah caranya.

1. Klik “Persiapan/Setup“, “Rancangan Formulir/Form Template“, kemudian Sorot Tipe
Rancangan “Faktur Penjualan/Sales Invoice“, Sorot Form yang mau di-edit dan Double
Click.
2. Muncul Windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection“.
Klik kotak “Desain/Designer“ di sebelah kanan.
3. Muncul Windows “Designer”, cari icon yang bergambar kertas dan jika cursor
didekatkan pada icon tersebut akan muncul tulisan “Insert Rectangle Object” dan
click.
4. Lambang cursor yang tadinya berbentuk panah akan berubah menjadi lambing tambah
(+). Letakkan tanda itu di bagian form yang Anda inginkan muncul jam dan klik.
5. Akan muncul windows kecil “Text Editor/ “. Klik icon paling kiri atas yang jika
cursor didekatkan akan muncul tulisan “Insert Expression” dan klik.
6. Akan muncul windows kecil “Expression Builder”. Klik kotak “Variable”.
7. Akan muncul lagi windows “Variables”. Sorot tulisan “System variables” dan sorot
lagi tulisan “Time” dan klik “OK”.
8. Klik “OK” lagi di windows “Expression Builder” dan di windows “Text Editor” klik
tanda centang (V).
9. Otomatis di desain form, akan muncul kotak [TIME]. Klik “Close” akan muncul
windows “Confirm”, klik “Yes”.
10.Di Kolom Rancangan Pilihan Form, klik kotak “OK” di sebelah kanan.
Saat Anda mencetak Faktur Penjualan/Sales Invoice, akan muncul Penanda Waktu/Jam,
sesuai dengan jam di komputer Anda.

Anda bisa menggunakan cara ini untuk form-form lainnya.


Jika Anda membutuhkan Software Accurate , presentasi (demo Software Accurate ), training atau implementasi Software Accurate , silahkan menghubungi saya:

Supandi
Telp     : 021-5308617 / 70404100
Fax     : 021-5308619
Sms     : 083877177119
BBM   : 274134C7 
E-mail : marketing@asc-intl.com

Read More

Software Accurate : Transaksi PPN untuk Impor Barang

Accurate Software Akuntansi

Kali ini ada seorang Ibu pengguna Software Accurate yang menanyakan kepada saya via YM, “Bagaimana cara untuk memasukkan transaksi PPN dari EMKL/forwarder ke laporan SPT Masa PPN di Software Accurate secara Otomatis, Namun DPP dari barang import tersebut akan kita bayar ke vendor di luar negeri?”
Anda mengerti maksud dari pertanyaan diatas?
Oke, saya akan perjelas dengan ilustrasi di bawah ini.

Ibu Catherine (nama samaran) mendapat tagihan pembelian barang AAA dari JVC Corp, Japan sebanyak 1 unit dengan nilai US$ 100,00.
(Anggap Kurs US$ 1.00 = Rp. 9.000,-)
Beliau menggunakan jasa EMKL PT. Abadi untuk proses import barang AAA.
Setelah barang AAA sampai di kantor Ibu Catherine, PT. Abadi mengeluarkan tagihan dengan rincian sebagai berikut :
Jasa Rp. 0,- (karena masih ada hubungan baik dengan perusahaan Ibu
Catherine)
Bea Masuk US$ 10.00,- (misalnya)
PPN Rp. 90.000,- (US$ 100,00 x 10% x Rp. 9.000,-)

Ibu Catherine ingin Bea Masuk dialokasikan ke HPP Barang dan ingin mengkreditkan PPN dari PT. Abadi (Karena PT. Abadi menalangi dulu angka PPN sebesar Rp. 90.000,-dengan membayar ke Kas Negara dengan bukti SSP).

Padahal Ibu Catherine harus mencatat tagihan dari PT. Abadi untuk PPN yang mana nilainya diambil 10% dari US$ 100,00 dan ingin secara otomatis masuk ke laporan SPT Masa PPN.

Bagaimana Tips and Trick -nya?
Oke, inilah caranya.
Tahap I. Mencatat transaksi penagihan dari JVC Corp, Japan
1. Di Faktur Pembelian/Purchase Invoice, setelah memasukkan vendor JVC Corp, no. Purchase invoice, tanggal dan data-data lain yang diperlukan, masukkanlah nilai US$ 10.00 (Bea Masuk) di kolom Freight dan centang kotak “Charge to Vendor”.
2. Kemudian di kotak “Ship Via” di bagian tengah, pilih PT. Abadi
Sebelumnya kita harus membuat dulu account PT. Abadi di master Supplier/Vendor.
Otomatis Software Accurate akan mengalokasikan nilai US$ 10.00 masuk ke dalam HPP Barang AAA.

Tahap II. Mencatat tagihan PPN dari PT. Abadi dengan mengalokasikan nilai PPN otomatis masuk ke laporan SPT Masa PPN.
1. Buatlah terlebih dahulu barang AAA di NON PERSEDIAAN. (Ingat, di NON PERSEDIAAN), isikan kode Pajak Pembelian (misalnya P) di kotak “Kode Pajak Pembelian”, dan pilih di Akun Beban “Akun Beban xxx/atau apa saja”.
Akun dibawahnya, abaikan saja.
(Anda akan mengerti di bagian akhir Trik ini, mengapa saya menyarankan Anda melakukan proses ini)
2. Sebelumnya di master Supplier/Vendor untuk PT. Abadi, mapping-kan kode pajak, kode NPWP dan NPPKP.
3. Di formulir Faktur Pembelian/Purchase Invoice, setelah kita pilih Supplier PT. Abadi, no invoice, tanggal, dan data-data lain yang diperlukan, di Bagian Item, pilih barang AAA (Non Persediaan).
Masukkan kuantitas = 1 dan unit price adalah Rp.900.000,-
(US$ 100.00 x Rp. 9.000)
Otomatis timbul nilai PPN sebesar Rp. 90.000,-
Masukkan nomor SSP di bagian nomor faktur pajak di bagian bawah beserta tanggalnya.
ACCURATE akan menjurnal
Debet : Beban xxx 900.000
PPN Masukan 90.000
Hutang 990.000
Dan nilai PPN sebesar Rp. 90.000,- masuk ke laporan SPT Masa PPN
4. Saat Pembayaran ke PT. Abadi
Seharusnya kita membayar ke PT. Abadi hanya Rp. 90.000,- saja.
Namun saat ini hutang kita ke PT. Abadi sebesar Rp. 990.000,-
Bagaimana Trik untuk masalah ini?
Di form Pembayaran Pemasok, setelah kita pilih Supplier PT. Abadi, kemudian kita pilih pembayaran dari Kas/Bank yang mana, kemudian tanggal pembayaran dan data-data lain yang diperlukan,
a. centang kolom “Pay” di tagihan yang bernilai Rp. 990.000,-
b. kemudian di kolom “Payment Amount”, klik kanan, pilih “Discount Info”, masukkan angka Rp. 900.000,- dan pilih akunnya yaitu “Beban xxx”
Otomatis ACCURATE akan membuat jurnal:
Hutang 990.000
Kas/bank 90.000
Beban xxx 900.000

Akun Beban xxx akan bernilai nol.

Demikianlah penjelasan dari saya.
Jika ada yang kurang jelas, silahkan menghubungi saya.

Software Accurate versi 3.4.0.1682


Jika Anda membutuhkan Software Accurate , presentasi (demo Software Accurate ), training atau implementasi Software Accurate , silahkan menghubungi saya:

Supandi
Telp     : 021-5308617 / 70404100
Fax     : 021-5308619
Sms     : 083877177119
BBM   : 274134C7 
E-mail : marketing@asc-intl.com

Read More

Software Accurate : Men-setting harga jual barang dalam satuan yang sesuai

Accurate Software Akuntansi

Kali ini ada seorang Bapak pengguna Software Accurate yang menanyakan kepada saya via e-mail, “Apakah Software Accurate bisa meng-setting harga jual barang dalam satuan yang sesuai di faktur penjualan secara Otomatis?”
Sebagai contoh: Bapak Anto (nama samaran) yang bekerja di PT. AAA (juga nama samaran) menjual barang AAA dengan harga Rp. 10.000,- / pcs.
Jika penjualan dalam lusin (12 pcs) maka harganya menjadi Rp. 9.000,-/pcs
Jika penjualan dalam box (anggap saja 1 box = 20 pcs) maka harganya menjadi Rp. 8.000,-/pcs.
Logikanya jika customer membeli dalam jumlah banyak, tentu harganya lebih murah dibanding dengan pembelian dalam jumlah satuan.
Bapak Anto tidak mau menggunakan diskon baik diskon per barang maupun diskon faktur.
Alasannya adalah agar mengurangi kesalahan input oleh user yang membuat faktur penjualan.
Sehingga Bapak Anto ingin pada saat pembuatan faktur penjualan, harga per barang sudah otomatis disesuikan dengan satuan yang dibeli oleh customer.

Saya menjawab,”Software Accurate bisa memenuhi kebutuhan Bapak. Namun, ada hal-hal yang Bapak harus lakukan terlebih dahulu. Saya akan menunjukkan kepada Bapak bagaimana Trik untuk hal itu.”

Trik-nya adalah sebagai berikut :
(Saya mengambil contoh illustrasi diatas dengan barang AAA)
“Pada saat membuat faktur penjualan dengan barang AAA, di kolom Unit Price, klik kanan dan pilih harga sesuai dengan satuan unit yang dibeli oleh customer.”
Namun, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum menjalankan Trik di atas, yaitu:
a. Menjual pada customer yang sebelumnya sudah membeli barang AAA.
b. Sudah ada transaksi minimal 1 kali untuk setiap penjualan barang AAA dalam pcs, lusin maupun box.

Apakah Anda bingung?
Oke, saya akan membuat contoh transaksi untuk memperjelas Trik saya ini.

1. Buatlah barang AAA dengan memasukkan 3 (tiga) satuan unit yang berbeda.
Pcs, Lusin = 12 pcs, Box = 20 pcs
Kemudian, masukkanlah harga jual pcs sebesar 10.000 di kolom "Default Unit Price"

2. Anggap saja PT. AAA membeli barang AAA.
Buatlah faktur penjualan untuk PT. AAA tersebut.
Point Penting :
Jika PT. AAA membeli dalam satuan pcs, maka harga satuan/unit price otomatis akan muncul 10.000
Jika PT. AAA membeli dalam satuan lusin, gantilah angka 10.000 di kolom harga satuan/unit price dengan 9.000
Jika PT. AAA membeli dalam satuan box, ganti dengan angka 8.000

3. Anggap saja PT. AAA sudah membeli barang AAA dengan 3 (tiga) satuan unit yang berbeda.
Saat pembelian ke-4, misalkan PT. AAA membeli 2 lusin barang AAA, di kolom harga satuan/unit price, klik kanan dan pilih transaksi dengan angka 108.000
(Mengapa 108.000 ? Karena 1 lusin (12 pcs) x 9.000 = 108.000)
Sehingga di kolom Amount, angkanya menjadi 216.000
(2 lusin (24 pcs) x 9.000 = 216.000)
Begitu juga bila ada pembelian selanjutnya dari PT. AAA, baik pembelian dalam lusin maupun box, berapapun jumlahnya, pilih
- pembelian dalam satuan lusin, pilih 108.000
- pembelian dalam satuan box, pilih 160.000

Bagaimana bila suatu saat nanti, harga jual berbeda ?
Oke, inilah Tips and Trick -nya.
Jika harga jual nantinya berbeda dari yang diatas, maka jangan klik kanan di kolom harga satuan/unit price.
Masukkan harga baru (misal Rp 12.000/pcs; Rp. 11.000/lusin dan Rp. 10.000/box) itu di harga satuan/unit price di faktur penjualan atau di bagian di master barang.
Setelah itu jika ada penjualan dengan harga baru tersebut untuk customer yang sama, baru klik kanan dan pilih :
Jika pembelian dalam lusin, pilih angka 132.000 (Rp. 11.000 x 12 pcs)
Jika pembelian dalam box, pilih angka 200.000 (Rp. 10.000 x 20 pcs)

Accurate versi 3.4.0.1682


Jika Anda membutuhkan Software Accurate , presentasi (demo Software Accurate ), training atau implementasi Software Accurate , silahkan menghubungi saya:

Supandi
Telp     : 021-5308617 / 70404100
Fax     : 021-5308619
Sms     : 083877177119
BBM   : 274134C7 
E-mail : marketing@asc-intl.com

Read More

Software Accurate : Membatasi Piutang Customer dengan Terms of Payment

Accurate Software Akuntansi

Ada calon pengguna Software Accurate yang menanyakan kepada saya, “Apakah Software Accurate bisa membatasi piutang customer dengan Terms of Payment (TOP) selain dengan Credit Limit?”
Ternyata selama ini mereka membatasi piutang customer selain dengan Credit Limit juga dengan TOP. Saat ini mereka menggunakan Excel untuk pencatatannya.
Sebagai contoh: mereka membuat faktur/invoice untuk PT. ABC sebesar Rp. 20 juta.
Credit Limit untuk PT. ABC yang telah diset-up adalah sebesar Rp. 100 juta.
Jatuh Tempo untuk faktur tersebut adalah 7 hari (misalnya).
Jika pada hari ke-8 setelah tanggal faktur tersebut, PT. ABC belum membayar, maka mereka ingin secara OTOMATIS, faktur baru untuk PT. ABC tidak dapat dibuat.

Saya menjawab,”Untuk saat ini Software Accurate belum bisa secara Otomatis membatasi piutang customer dengan TOP. Harus dilakukan agak manual. Namun Anda jangan kuatir, karena walaupun manual, saya mempunyai trik yang dapat memudahkan Anda membatasi piutang customer dengan TOP.”

Tips and Trick -nya adalah sebagai berikut :
(Saya ambil contoh ilustrasi faktur/invoice untuk PT. AAA sebesar Rp. 20 juta dengan kredit limit Rp. 80 juta dan jatuh tempo tgl. 5 Nov 08)
Andaikan hari ini adalah tgl. 6 Nov 08 dan Anda ingin mencetak faktur untuk PT. AAA
Lihat terlebih dahulu apakah piutang PT. AAA tersebut masih ada atau tidak
1. klik “Laporan/Reports”, “Piutang dan Pelanggan/Account Receivable“, “Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices“.
2. di windows “Formasi Laporan/Report Format“, pilih tgl 6 Nov 08.
3. kemudian klik “Filters“, sorot “Nama Pelanggan/Customer Name“, centang kotak PT. AAA, kemudian klik tombol OK
4. Anda lihat di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“ untuk faktur/invoice PT. AAA sebesar Rp. 20 juta adalah 1 hari.
Ini Berarti :
a. Jika piutang tersebut belum jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah positif (dicetak dengan huruf hitam)
b. Jika piutang tersebut sudah melewati jatuh tempo, maka di kolom “Umur bdsr/Age fr Due“, angkanya adalah negatif (dicetak dengan huruf merah)

Disini diperlukan kedisiplinan dari user yang mau membuat faktur/invoice.
Dia harus disiplin dalam menentukan apakah customer tersebut boleh dibuatkan faktur/invoice-nya atau tidak.

Bagi para manajer/supervisor/direktur yang kuatir apakah user/staf/bawahannya disiplin atau tidak dalam menentukan hal diatas, dapat memantau faktur/invoice yang telah dibuat.
Normalnya di Software Accurate pada laporan Faktur Belum Lunas/ (misalnya) setiap faktur dari customer disajikan urut tanggal invoice.
Sehingga jika ada faktur dari customer yang mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ , angkanya negatif, lihat apakah customer tersebut juga mempunyai “Umur bdsr/Age fr Due“ yang angkanya positif.
Jika ada, berarti user/staf/bawahan tersebut sudah lalai dalam membuat faktur/invoice.

Satu trik lagi, jika seandainya user tersebut hanya boleh melihat laporan tersebut saja, kita bisa mengset-up, sehingga dia tidak bisa melihat laporan keuangan lainnya.
Caranya adalah :
Tahap 1. membuat laporan tersimpan.
a. di laporan Faktur Belum Lunas/Outstanding Invoices, klik icon “Memorize”.
b. Kemudian isikan Nama Laporan, contoh : Faktur Belum Lunas.
Nama Laporan dan Judul Laporan boleh sama, boleh beda.
c. Kemudian klik tombol “Simpan/Save“.
d. Otomatis laporan tersebut sudah masuk ke dalam menu “Laporan Tersimpan/Memorized Report“.
Tahap 2. menambahkan laporan tersebut ke dalam profil pengguna/user profile untuk user yang bersangkutan.
a. klik “Persiapan/Setup“, “Profil Pengguna/User Profile“
b. di windows “Edit Profil Pengguna/Edit User“, carilah “Nama Pengguna/Login Name“ yang bersangkutan (kalau sudah dibuat sebelumnya).
Kalau belum dibuat, klik kotak “Baru/New“.
c. Kemudian cari tab “Laporan Tersimpan/Memorized Reports”.
d. Sorot “Faktur Belum Lunas” di dalam kotak “Laporan yang Tersedia/Available Reports”.
e. Kemudian klik kotak “>”
f. Otomatis “Faktur Belum Lunas” akan pindah ke dalam kotak “Laporan yang diijinkan/Allowed Reports“.
g. Kemudian klik kotak “Simpan/Save“ dan kotak “Tutup/Close“.

Sehingga user tersebut hanya bisa melihat laporan yang diijinkan saja.
Dia tidak bisa melihat laporan lainnya.


Jika Anda membutuhkan Software Accurate , presentasi (demo  Software Accurate ), training atau implementasi  Software Accurate , silahkan menghubungi saya:

Supandi
Telp     : 021-5308617 / 70404100
Fax     : 021-5308619
Sms     : 083877177119
BBM   : 274134C7 
E-mail : marketing@asc-intl.com

Read More

Software Accurate : Pencatatan Transaksi Pembelian & Penjualan Voucher Elektrik

Accurate Software Akuntansi

Saya pernah mendapat pertanyaan dari salah satu customer saya yang mempunyai toko handphone. Pertanyaannya adalah, bagaimana cara untuk mencatat transaksi pembelian dan penjualan voucher elektrik dengan menggunakan Software Accurate .

Sebagai contoh, Customer saya, sebut saja namanya Andy membeli deposit pulsa XL (misalnya) sebesar Rp. 1.000.000,-.
Pada saat penjualan, bisa saja ada yang membeli pulsa elektrik xl sebesar Rp. 10.000,- / Rp. 50.000,- / Rp. 100.000,-

Cara untuk memasukkan transaksi tersebut ke dalam Software Accurate adalah sebagai berikut :

I. Buat Persediaan Pulsa Elektrik
1. klik "Daftar/List", "Barang dan Jasa/Items", "Baru/New".
2. Pilih Tipe "Persediaan/Inventory Part" di kotak "Tipe Barang/Item Type".
3. Isikan nama persediaan tersebut dengan XL Eletrik (misalnya)
4. Sesuaikan setting akun persediaan tersebut di "Akun-Akun/GL Account".
5. Klik "OK"

II. Pencatatan transaksi deposit pembelian sebesar Rp. 1.000.000,-
1. Klik "Aktivitas/Activities", "Pembelian/Purchase", "Faktur Pembelian/Purchase Invoice".
2. Setelah Anda memasukkan nama supplier/vendor beserta no fakturnya, pilih Item "XL Elektrik".
3. Di kolom Qty, masukkan nilai deposit sebesar 1.000.000 dan di kolom "Unit Price", nasukkan nilai 1.
4. Klik "Hitung/Recalc" kemudian "Simpan dan Tutup/Save and Close"

(Jadi dalam hal ini Qty diganti fungsinya menjadi Unit Price agar kelihatan langsung sisa deposit pulsa elektrik tersebut)

III. Pembuatan Item Grouping untuk keperluan pencatatan penjualan pulsa elektrik
1. Klik "Aktivitas/Activities", "Barang dan Jasa/Inventory", "Grup/Grouping"
2. Isikan "No.Group/Group No." dan "Keterangan/Description" dengan "Voucher XL 10" (untuk pulsa 10.000)
3. Di kotak "Harga Jual/Selling Price", isikan 11.000, yaitu harga jual ke Customer
4. Sesuaikan "Akun/GL Account"
5. Di "No.Barang/Items No.", Pilih "XL Eletrik"
6. Di kolom "Kuantitas/Quantity", isikan harga modal kita, contoh 9.700.
7. Kemudian klik "Simpan dan Tutup/Save and;Close"

(Perhatian : Buatlah grup sesuai dengan nilai pulsanya)

IV. Transaksi Penjualan Pulsa Elektrik Rp. 10.000,-
1. Klik "Aktivitas/Activities", "Penjualan/Sales", "Faktur Penjualan/Sales Invoice"
2. Pilih Customer dan data-data yang diperlukan lainnya.
3. Pilih Item Grouping yang kita buat tadi (langkah III), yaitu Voucher XL 10
4. Isilah Qty dengan 1 (normalnya, customer membeli hanya 1 kali pengisian pulsa saat itu)
Akan muncul komponen detail dari grouping "Voucher XL 10".
5. Klik "Simpan dan Tutup/Save and Close".

Komponen detail dari Grouping tadi akan memotong stok deposit sebanyak qty (di faktur penjualan) dikali Qty (di item Grouping).
ACCURATE akan menghitung secara otomatis.

Untuk melihat Stok Pulsa Elektrik, Anda dapat langsung melihat di "Daftar/List", "Barang dan Jasa/Item".

ACCURATE versi 3.4.0.1693

Jika Anda membutuhkan  Software Accurate , presentasi (demo  Software Accurate ), training atau implementasi  Software Accurate , silahkan menghubungi saya:

Supandi
Telp     : 021-5308617 / 70404100
Fax     : 021-5308619
Sms     : 083877177119
BBM   : 274134C7 
E-mail : marketing@asc-intl.com

Read More